改正された電子帳簿保存法が、2022年1月1日から施行されました。さらに2023年10月から電子インボイス制度がスタートします。この機会に会計業務だけでなく、バックオフィス全体のDXを進めようという動きが各企業で見られています。
今回は電子帳簿保存法と電子インボイス制度の特徴を理解し、どのように社内DXを進められるか考えます。最後には時間やコストを割いてでもDX化するメリットを紹介するのでご覧ください。
海外の最新コールセンターシステムやデジタル・コミュニケーションツールを、16年間にわたり日本市場へローカライズしてきた株式会社コミュニケーション・ビジネス・アヴェニューが解説します。
電子帳簿保存法の改正ポイントをチェック
電子帳簿保存法は改正され、2022年1月1日から施行されています。今回の改正により、バックオフィスのDXに対応するため、帳簿関係の保存方法に関する取り決めがシンプルになりました。
具体的にどのようにシンプルになったのでしょうか。次に挙げる3つの保存方法に着目して解説します。
- 電子帳簿保存
- スキャナ保存
- 電子取引
それぞれの保存方法を見ていきましょう。
1. 電子帳簿等保存
従来はエクセルを使った帳簿などを保存するには、税務署長の事前承認を取らなければなりませんでした。しかし改正後は税務署長の承認が不要になります。
クラウドの会計ソフトを使う場合は、紙での保存をしなければいけないケースもありました。しかし条件を満たした電子帳簿は紙に印刷せず、電子データで保存ができるようになっています。
2. スキャナ保存
請求書をスキャンして保管するスキャナ保存は、これまで税務署長の事前承認、紙の原本を保管すること、電子データへのタイムスタンプが必要でした。保存する電子データの検索要件も細かく設定されていました。
改正後は税務署長の事前承認が不要になり、紙の原本を保管する必要もなくなります。タイムスタンプの期間も延びましたし、検索要件はシンプルになりました。
改ざん防止の規定を設けていれば、タイムスタンプ自体が不要になります。
3. 電子取引
メールで受け取った請求書をそのまま保存する電子取引は、改正によって正しい扱い方が明確になりました。
タイムスタンプを付与する期間が、2ヶ月と7営業日までになります。検索要件もシンプルになり、小規模事業者は検索要件自体が必要ありません。
▶参考資料：国税庁パンフレット「電子取引データの保存方法をご確認ください」
電子帳簿保存法が改正された理由
今回の電子帳簿保存法が改正されたのは、企業のDXを加速させるためです。
基本的に紙の帳簿書類が不要になることで、会計ソフトの利用やクラウドで経理情報を管理しやすくなりました。電子データだけで会計業務ができるようになれば、経理社員の在宅ワーク化も進むことでしょう。
電子帳簿保存法改正のメリット
電子帳簿保存法が改正されることで、企業はどんなメリットを実感できるでしょうか。
- ペーパーレス化を実現
- 労働時間を削減
これからは要件を満たしていれば、紙の請求書や領収書をスキャナ保存したあとすぐに捨てられます。
経理情報をクラウドで管理しやすくなるため、領収書を台紙に貼り付けたり、上司にハンコをもらったりする時間と手間を省けます。
電子インボイス制度って何？
電子インボイス制度の特徴についても理解しておきましょう。2023年10からスタートする電子インボイス制度とは、事業者が正確な消費税の情報を保管し、取引先に提供する制度です。
新たに始まる制度では、請求書に以下の点が記載されます。
- 登録番号
- 適用税率
- 区分された消費税額
これまでは消費税率が10%と8%に分かれているため、納税手続きが複雑化していました。しかし電子インボイス制度によって請求処理が簡単になります。
電子インボイス制度で気をつけるべきこと
各事業者は電子インボイス制度に対応するため、登録番号の取得が必要です。さらに取引先がインボイス発行事業者であるかどうか確認する必要もあります。
取引先が免税事業者であったり簡易課税制度を選択していたりする場合は、インボイス発行事業者の登録は必要ありません。
詳しくは国税庁「税務相談チャットボット」で尋ねることができます。
電子帳簿保存法と電子インボイス制度の違い
「電子帳簿保存法と電子インボイス制度の違いがよくわからない」「2つの制度がごっちゃになる」と思われるかもしれません。簡単に言うと2つの制度には以下の違いがあります。
電子帳簿保存法－請求書や領収書の「保存」についての取り決め
電子帳簿保存法では、メール添付された請求書などをデータ保存することが義務付けられます。
電子インボイス制度－請求書や領収書の「発行」についての取り決め
電子インボイス制度では、インボイス（適格請求書）の発行や、発行された書類にを使って消費税を納税する方法が取り決められています。
電子帳簿保存法・電子インボイス制度にDXで対処する3つの方法
電子帳簿保存法の改正と電子インボイス制度にDXで対処する3つの方法を紹介します。
- メール管理の自動化
- AIによる文字認識の活用
- 請求情報をクラウド管理
それぞれの方法について解説します。
メール管理の自動化
電子インボイスをメールで送ったり受け取ったりすることがあります。たとえばPDFの請求書をメールに添付して授受したり、データ形式の領収書をメールに添付して授受したりすることがあるでしょう。
受け取ったメールの管理を自動化することで、保存や検索がしやすくなります。電子インボイスが添付されているメールに「取引年月日」「金額」「取引先名」をタグ付けして保存しておけば、必要なときにすぐ検索できます。
最新のメール管理システムや問い合わせ管理システムは、ノーコードで自動化ができて便利です。
メールに加えてSNS、アプリ、チャットボット、電話からの問い合わせを一元管理できる問い合わせ管理システムを導入するなら、バックオフィス全体のDXを一気に進められます。
AIによる文字認識の活用
メール管理システムや問い合わせ管理システムに、AIによる文字認識機能（AI-OCR）がついていると便利です。AIがメール本文から必要な情報を抽出し、帳票へ自動的にデータを入力してくれます。
経理担当者をコピペや手動入力から開放することが可能です。
請求書情報をクラウド管理
請求書情報をクラウド管理することで、紛失の心配がなくなります。会社にいる担当者も在宅ワークの担当者も請求書情報へアクセスできます。最近のクラウドサービスはセキュリティが高くなっているので安心です。
クラウド型の問い合わせ管理システムを導入するときには、製品やインフラのセキュリティが万全か確認してください。
電子帳簿保存法・電子インボイス制度に対応する5つのメリット
「電子帳簿保存法と電子インボイス制度へ対応するのは大変そうだ」「役員たちがDXのために必要な費用を承認するかわからない」と感じるかもしれません。
しかし、これを機にDX化を進めることには5つのメリットがあります。
紙コストの節約
帳簿関連の書類を電子化することで印刷コストを減らせます。さらに書類の輸送コストや保管コストも削減していけます。
業務効率化
経理書類が電子化すると、「申請」「承認」「検査」の手順を全てオンラインで行えます。書類を各部署へたらい回しにする必要がありません。クラウドで情報を管理すれば、経理事務の在宅ワーク化を進めることも可能です。
BCP対策
近年BCP対策の重要性が注目されています。BCP対策とは、災害やパンデミックなどの非常時であっても業務を続けていける計画のことです。経理の仕事をオンライン上で行える体制は、事業の継続性を高めるでしょう。
データ活用
経理書類がデータ化されることで分析や検証がしやすくなります。社員のミスや不正を見つけやすくなったり、仕入先の見直しに役立てたりできます。
コンプライアンス遵守
帳簿データを電子帳簿保存法に基づいて管理すると、情報の見える化が進み相互牽制機能が働きやすくなります。結果、不正やミスを防ぎ、コンプライアンス遵守が可能になるのです。
▶参考資料：PwC税理士法人「経理分野のDXの方向性と電子帳簿保存法への対応」
最後に
電子帳簿保存法の改正と電子インボイス制度を機にDXを進めるには、メール管理の自動化、AIによる文字認識の活用、請求書情報のクラウド管理がカギになります。
今回の対応をきっかけにバックオフィス全体のDXを進めるのであれば、問い合わせ管理システムを活用してください。自動化やAIが得意な問い合わせ管理システムは経理担当者だけでなく、会社全体の業務を効率化し、負担を軽減します。
