最近話題の「電子インボイス制度」。対応の遅れが目立つ企業が多いのも事実です。電子インボイス制度とは「電子帳簿保存法に基づく制度」ということで、お固く言うと「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存」が求められるものです。つまるところ、「電子化された請求書データを保管しなければいけない制度」です。実はこの法律、2020年に改正され、2022年1月1日から「改正電子帳簿保存法」として施行されています。
今回は、対応必須である電子インボイス制度にどんなツール・機能が役立つのかを見ていきます。
海外の最新コールセンターシステムやデジタル・コミュニケーションツールを、15年間にわたり日本市場へローカライズしてきた株式会社コミュニケーション・ビジネス・アヴェニューが解説します。
「電子インボイス制度」のおさらい
電子インボイス制度では、その名の通り「電子的な取引データを保存する」ことが求められています。原則紙ベースで保存が義務付けられている帳簿や書類について、一定の要件を満たした上で電子データとして保存することが必要となる、というのがこの制度のコアな部分です。
2022年1月1日以降に行う電子取引については、紙での保存は認められず、電子的記録による保存が必須となります。したがって、これまでの「紙ベース」ではなく「電子データ」による対応がマストとなるわけです。
改正電子帳簿保存法の狙いとしては、書類の電子化の促進が挙げられます。紙ベースでも電子データでも、その両者を電子データで保存することが容易になっているため、企業のペーパーレス化をより一層推し進める目的があります。そしてこの制度の対象は、「電子取引を実施している全企業」となります。
「電子取引に係る保存」のおさらい
ところで「電子取引ってどこからどこまでの取引のこと？」と疑問に感じるかもしれません。
電子帳簿保存法第2条の第6項によると、電子取引とは「取引情報（取引に関して受領し、または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項）の授受を電磁的方式により行う取引」のことを言います。
つまり、「請求書や領収書のPDFファイルを電子メールで受け取る場合」や「ウェブサイト・ウェブページからダウンロードして受け取る場合」などが電子取引とみなされるため、インターネットやメール経由での取引はすべて電子取引と言うことになります。そしてこれらの取引情報は、すべて「電磁的記録」として（電子的に）保存する必要があるのです。
また電子取引に係る保存には、「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められるため（国税庁：電子帳簿保存法が改正されました）、一定の要求事項に対応しなければいけません。
「電子取引で保存すべきデータ」のおさらい
どんなデータを保存しておく必要があるかについても、簡単に振り返っておきましょう。大きく分けて帳簿と書類が保存すべきデータです。
国税関係（帳簿）
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 売上台帳
- 仕入台帳
- 現金出納帳
- 固定資産台帳
- 売掛・買掛金台帳など
国税関係（書類）
- 決算関係書類（賃借対照表、損益計算書）
- 取引関係書類（見積書、発注書、請求書、領収書、納品書、それぞれの控え含む）など
上記の帳簿類や書類を保存する方法は、次の3つに分けられます。
電子取引データの保存方法
- 電子帳簿保存：自分で最初からPCなどを使用して作成した書類
- スキャナ保存：紙で発行されたものを電子的にスキャンした書類
- 電子取引：電子データで発生したデータ
要は、取引に関する帳簿・書類はすべて電子データとして保存する必要があるということです。
電子取引データ保存の課題と役立つツール
今回の制度に対応する際、以下のような課題が出てくるかもしれません。
- 紙ベースを電子化してペーパーレスにしないといけない
- 領収書や請求書のワークフローを紙ベースから電子ベースに変えないといけない
- データ保管の義務化に対応しないといけない
- 大量のメールを扱わないといけない
メールでやり取りをするすべての取引に関わってくるのが電子インボイス制度の特徴です。
上記の課題に対応するため、以下の質問は参考になるでしょう。
すべてのメールではなく、取引に関するメール・情報を保存する必要があります。これを人手でやっていたら大変なことになります！そこで、電子インボイス制度への対応に役立つツールはメール管理ツールです。
メール管理ツールに欠かせない2つの機能
メール管理ツールを導入する際、以下の二点に注目してください。
1.自動化（RPA）機能はあるか？
自動化（RPA）機能がしてくれること
あるアクションをトリガーにして、そのアクションが起きた時に関連するプロセスを自動的に起動する
決まっているプロセスを自動化することで高速データ処理を行い、時間とコストをセーブ
2.AI機能はあるか
AI機能がしてくれること
AIがユーザーに判断を仰いでくる＝必要とされるかもしれないプロセスをAIがサジェストする
AIにすべてを任せるのではなく、AIとコラボするイメージで業務を回していく
最後に
自動化（RPA）機能とAI機能を備えたメール管理ツールとして、弊社ではThinkOwl（シンクオウル）を扱っています。こういったツールを自社システム・業務に取り込めば、電子インボイス制度も怖くありません。
また電子インボイスや必要ドキュメントの保存のみならず、大量のメール処理を自動化＋AIで効率化することで、コストや人的リソースを本来必要なところに適切に投入できるようにもなります。
RPAやAIで業務効率を上げて、効率的な業務＋働きやすい環境を実現していきましょう。
