テレワークを実施するとさまざまな課題が出てきます。とくに多い課題が「セキュリティ」と「勤怠管理」に関するものです。
たとえば「のぞき見などによる情報漏えいがこわい」、「テレワーク社員の勤務状況がわからない」といった課題です。
実はテレワーク監視ツールがこれら2つの課題解決に役立ちます

しかし監視ツールを導入すると社員からの反発があるのではと心配になります。そこで今回はテレワーク監視ツールが社員を守ると言える理由社員を不安にさせない3つの方法について解説していきます。

最初に多くの企業が直面しているテレワークの課題を検証し、監視ツール導入がなぜベストな解決策なのか考えます。
最後の部分では、おすすめ監視ツールを紹介しているのでご覧ください。社内のテレワーク化を今すぐ加速させる情報をお届けします。

テレワークの2大課題と解決策を検証

テレワーク開始を遅らせるふたつの課題、セキュリティと勤怠管理の実態を見ていきましょう。多くの企業はどんな点が難しいと感じているのでしょうか。まず課題の可視化をし、次に解決策を考えていきます。

1.セキュリティの課題

テレワーク時の情報漏えいは企業が一番心配する点です。たとえばコールセンター白書2020によると、テレワークの開始に消極的な企業の72%が、その理由として「個人情報を保護するのが難しいから」という理由を挙げています。

しかしセキュリティの課題といっても、いくつかの種類があります。3つに分けて考えてみましょう。

  • 機密情報ののぞき見
  • 内部不正
  • 離席時の情報漏えい

カフェやシェアオフィスで仕事をすると、機密情報を誰かに見られるリスクがあります。肩越しに情報を覗かれてしまうショルダーハッキングが起きる可能性があるのです。実際に社員のIDやパスワードが見られてしまい、不正アクセスされる被害が報告されています。

「情報セキュリティ10大脅威 2020」によると、内部不正による情報漏えいのリスクが2位にランクインされています。2019年は5位だったことを考えると、テレワーク導入が一般化した2020年に、内部不正のリスクが上がったことがわかります。

テレワークでは社員以外がPCに触れる可能性が高まります。そのため離席時の情報漏えいに気をつけなければなりません。シェアオフィスでPCをロックせずにトイレに行ったため、情報を盗まれた事例がありました。

課題を解決する方法

テレワークにおけるセキュリティの課題を解決する方法は以下のとおりです。

  • テレワークセキュリティポリシーの策定
  • 社内研修の活用
  • 監視ツールの利用

機密情報をどのように扱うべきかをまとめたテレワークセキュリティポリシーを作ってください。一度策定したら終わりではなく、実用的なレベルになるまで何回も見直していきましょう。

情報漏えいの事例は時間とともに変わっていきます。定期的に社員のセキュリティについての意識や知識を高めるために研修を活用してください。
テレビ会議で研修を実施したり、研修動画をアップロードして全員に見るよう勧めたりすることができます。

監視ツールを利用することも役立ちます。テレワーク用の監視ツールとは、テレワーク社員のPC記録を保存していくシステムです。
社員が使うPCの全記録が残るため、情報漏えいや内部不正のリスクを防げます。のぞき見を検知すると画面が自動でブロックされるので機密情報を守れます。
仮に情報漏えいインシデントが起きた場合でも、記録を見返して原因調査が簡単にできるのがこのツールのメリットです。

2.勤怠管理の課題

勤怠管理の課題とは、テレワーク社員の勤務時間を管理することではありません。勤務時間の管理というのは比較的簡単に行なえます。多くの企業は特別なシステムを導入せず、チャットで上司に業務開始と終了時間を報告したり、社内SNSを利用したりして管理を行っています。

労務担当者が頭を抱えるのが、以下の2つの課題です。

  • 業務内容
  • 労働状況

テレワーク社員の業務内容を知ることは簡単ではありません。自宅で勤務時間中にどの業務をしているのか見えないからです。
どのような労働状況で働いているか知ることも難しい点です。どの企業も、社員が機密情報や顧客情報が安全に守られている環境で働けているか把握することに頭を悩ませています。

課題を解決する方法

テレワーク社員の業務内容や労働状況を把握する方法は3つあります。

  • ビデオ通話で業務連絡
  • テレビ会議にログイン
  • 監視ツールの利用

ビデオ通話で社員と連絡を取る仕組みを使えば、社員の業務内容のチェックだけでなく、労働状況もある程度把握できます。情報漏えいが起きやすいカフェなどの公共の場で仕事をしているのかどうか知ることもできるでしょう。
業務連絡の際に、社員から業務に関する質問などを受け付け、コミュニケーションを維持する機会にもできます。

業務開始をする時点で皆がテレビ会議にログインし、オンラインにしたまま各自が作業をしていけます。テレワーク社員の勤務態度や労働状況をカメラを通して把握しやすい方法です。常時ログインしている状況なので雑談などもしやすくなります。

しかし、これらの解決策の導入を検討する際、「ビデオ通話の業務連絡だけではそれ以外の時間に何をしているかわからない」、「テレビ会議に常時ログインすることに抵抗を感じる社員がいる」といった懸念が出てくるかもしれません。
では三つ目の解決策、監視ツールの利用を検討してみましょう。

監視ツールでは、テレワーク社員のPC操作が記録されています。社員のPC画面をサーバーに記録し、どんなサイトやアプリケーションを使ったか管理者が把握できるようになっているのです。
画面を複数の人がのぞき込むとPCが自動でロックする機能もついているので情報漏えいを防止できます。

テレワーク監視ツールが社員を守るといえる2つの理由

監視ツールは社員のPCに関する全記録を残すため、「監視されているみたいで嫌だ」と社員から敬遠されると思われるかもしれません。
しかし、このサービスは社員の安心感へつながるシステムです。なぜでしょうか。

たとえば監視ツールによって、2つの点が上司に伝わりやすくなります。

  • 社員が真面目に働いている
  • 社員が不正をしていない

監視ツールによって「ちゃんと仕事している」「サボっていない」ことが伝わりやすくなります。
これまでは「日中にダラダラと仕事をし、残業もしている社員が長時間働いていてエライ!」と評価されることがありました。しかし見える化サービスを使えば、集中して働いている社員が正当に評価されます。
子育てや介護のために時短勤務をしている女性社員の勤怠管理をフェアにするためにも役立つサービスです。

監視ツールがあることで、万が一情報漏えいインシデントが発生したときに、社員に過失がないことを証明できます。PC端末の全情報が残っているため、社員が不正をしていないことをはっきり示せます。
また社員がセキュリティポリシーを遵守して作業をしていることも証明可能です。

監視ツールは、テレワーク社員が安心して働ける環境を作るために貢献します。

社員を不安にさせない監視ツールの利用方法3つ

社員を不安にさせずに監視ツールを導入するには、どんな点に気をつけたらよいでしょうか。

  • 管理しすぎない
  • 見える化のメリットを伝える
  • プライバシーに配慮する

監視ツールの上手な使い方は、ツールを使って管理しすぎないことです。社員の食事やトイレの時間などを細かに管理してしまうと、社員は監視されていると感じ勤務意欲が削がれてしまいます。
ツールはあくまでも社員の勤怠管理で気になる点があるときや、情報漏えいインシデントが起きたときの参照用であることを忘れないようにしましょう。

監視ツールのメリットが社員に浸透するようにしてください。このシステムが、社員の安全やセキュリティ確保に役立つことを説明しましょう。

当然のことながらテレワーク社員のプライバシーに配慮してください。管理者がツールを通して目にしたプライベートな情報は口外しないようにしなければなりません。社員がプライバシーは守られていると感じられるよう注意しましょう。

テレワーク監視ツールおすすめ3選

続いて、おすすめの監視ツールを紹介します。

  • テレスコープ
  • LOOOC
  • Canonテレワークサポーター

各製品の特徴について解説していきます。

1.テレスコープ

https://telescope.cba-japan.com/

テレスコープは株式会社CBAの監視・モニタリングツールです。「PCのドライブレコーダー」としてテレワーク社員に安心と保護を提供します。
テレスコープには4つの特徴があります。

  • PC画面と音声を全記録
  • のぞき見オートロック
  • 低コスト
  • 楽天クラウド利用

テレワーク中のPC画面と音声をクラウドへ保存します。使いやすいインターフェースなので、管理者は簡単に保存内容を閲覧し、確認できます。
複数の第三者がPC画面をのぞき込むと自動で画面がブロックされます。
導入コストが低いことも特徴のひとつです。クラウドへの保存容量によってニーズに合ったプランを選べます。10GBのストレージを毎月5000円から利用可能です。ストレージの範囲内であれば何人でも使うことができます。
導入時のコンサルティングサービスや、オンラインサポートも価格に含まれています。
記録データの保存には楽天クラウドRed HatR OpenStack Platformを利用します。そのため安価で安定したパフォーマンスを提供できます。

初めて監視ツールを導入する企業や、ツールを使い倒したい管理者におすすめです。

2.LOOOC 

https://www.comradesol.com/loooc/

コムソル株式会社が提供する監視ツールがLOOOCです。LOOOCの特徴を説明します。

  • 画面キャプチャ
  • キーログ取得
  • インストールが簡単

LOOOCには画面キャプチャ機能があります。テレワーク社員のPCを3秒に1回撮影することで管理を行っていきます。
さらに入力したキーのログが残るようになっているため、管理者はあとから社員がどのようなキーワードをタイプしていたのか検索できます。
LOOOCのソフトを管理者と社員のPCへインストールすれば使い始められます。料金は1ライセンスごとに設定されています。

静止画を使った簡易的なツールでもよいので、とりあえずテレワークの見える化を実現したい企業に最適なシステムです。

3.Canonテレワークサポーター 

https://www.canon-its.co.jp/products/telework/

Canonテレワークサポーターは、キヤノンITソリューションズ株式会社が提供するシステムです。どのような特徴があるのでしょうか。

  • 顔認証で勤務時間管理
  • なりすまし検知
  • 業務内容の登録

Canonテレワークサポーターでは、顔認証を使った勤務時間管理が細かく行われます。テレワーク社員の在席と離席を自動でログに残していきます。
登録されている顔以外の人が画面をのぞき込むとブラックアウトし、なりすましによる情報漏えいを防ぐことが可能です。のぞいた人の顔も撮影するので、あとから第三者の特定を行えます。
さらにテレワーク社員が業務内容をメニューから選び、何をしているかを見える化する機能もあります。
価格は、初期費用と年間ライセン使用料を払う仕組みになっています。

テレワーク社員の勤怠管理を含めて細かな業務管理がしたい企業に試してほしいサービスです。

監視ツールを選ぶ際の注意点とは?

監視ツールを選ぶ際には4つの点に注意してください。

  • 動画と音声の記録が可能か
  • 導入コストが低いか
  • クラウドサービスか
  • 導入と運用時にサポートがあるか

動画と音声両方の記録が残せるツールでなければセキュリティの面で安心できません。情報漏えいインシデントが起きたときに、原因を追求したり第三者を追求したりするには両方の記録が揃っていると効率的な調査ができます。

導入コストは低いほうが気軽に試せるでしょう。たとえば「月額料金であること」、「使用人数ではなくストレージ単位でプランが選べること」に対応しているサービスは価格のハードルが低くなります。

1年毎の課金よりも月額料金であれば、とりあえず試してみやすくなります。

またストレージ単位の料金プランは効率的な運用が可能です。ストレージ単位であれば利用人数は関係ないため柔軟な運用ができます。

しかしライセンスごとの課金になると、時短勤務の社員も、フルタイムの社員も同じ価格になってしまうので気をつけてください。

記録をクラウドへ保存するのかサーバーを別途用意しなければいけないのかも検討しましょう。一般的にクラウドで管理するほうが導入と運用が簡単になります。

せっかく導入するツールは使い倒したいものです。サポートが充実していればいろいろな機能を十分に使いこなせます。導入をするときと、運用をしている間にサポートがあるかどうか確認してください。

テレスコープが選ばれている理由

少しだけ弊社CBAのテレスコープの宣伝をさせてください。テレスコープが選ばれている理由はサポートが手厚いという点です。

導入時に、企業の利用シーンに合わせたコンサルティングサービスを行います。運用をスムーズに開始できるオンラインサポートも用意されています。
(弊社のサポートチームの活躍する姿を「CBAエンジニアによるお客さまサポートの舞台裏」の記事からご覧ください。)

開発を担当したエンジニアチームが支援してくれるので、柔軟な対応が可能です。コールセンター業務を行うテレワーク社員への対応や、ソフトフォントの連携などについてご相談ください。
すべてのニーズに対応することは正直難しいですが、一緒に対策を考えていきます。

テレスコープの全機能を1ヶ月間無料で試せるサービスも人気です。

最後に

テレワークの2大課題とは、セキュリティ管理と勤怠管理を効率良く行うことです。両方の課題を解決するのに役立つのが監視ツールです。
この記事で紹介したどのツールにも良い特徴があり、得意分野がありますから、よく比較検討してください。
テレワーク、ハイブリッドワークを早く導入しなければ」と感じている労務担当者は、まずは監視ツールを導入して業務体制を整えみるのはいかがでしょうか。
監視ツールを活用していくことで、社員が在宅でも安心して働ける環境を提供していけます。